Wie man den Empfangsbereich gestaltet – einige wichtige Tipps

Der Eingangsbereich des Hotels, in dem die Rezeption die Hauptrolle spielt, ist ein Ort von besonderem Wert. Hier findet der erste (und letzte) Kontakt des Gastes mit dem Haus statt. Und weil man den ersten Eindruck nicht zweimal machen kann, sollte man versuchen, ihn positiv zu gestalten.

Das Aussehen und die Gestaltung des Empfangsbereichs verraten den Charakter des Hotels und die Art und Weise, wie es seine Gäste behandelt. Jedes Detail ist wichtig. Wie kann man diesen Bereich gestalten, um die Gäste effizient zu bedienen und angenehm zu überraschen? Wie vertreibt man ihnen die Zeit bis zum Einchecken? Wie sorgt man für strahlende Sauberkeit, Sicherheit und Komfort? Wie wird das ehrliche Lächeln der Rezeptionisten zum i-Tüpfelchen eines angenehmen und problemlosen Aufenthalts? Der folgende Artikel ist genau diesen Fragen gewidmet.

Der rechtliche Rahmen für die Gestaltung einer Hotelrezeption

So wie die Hotelbäder ihre eigenen Anforderungen haben, die durch die Vorschriften streng definiert sind (über die wir hier in unserem Blog geschrieben haben), unterliegt auch der Empfangsbereich formalen Anforderungen.

Bevor Sie mit der Gestaltung einer Hotelrezeption beginnen, sollten Sie sich an die Normen für die Oberfläche, die Ausstattung und die Funktionen erinnern, die in der angenommenen Kategorie der Einrichtung erfüllt werden sollten. Aktuelle gesetzliche Richtlinien finden Sie hier.

Wie wurde die Persona des Gastes definiert?

Es gibt kein Universalrezept für den perfekten Empfang. Es kommt darauf an, wen er bedienen soll.
Wie definiert der Investor den Charakter des Hotels? Für wen wird es gebaut oder renoviert? Soll es eine großstädtische Geschäftseinrichtung sein, ein intimes Hotel für Verliebte, ein exklusives Spa für reife Damen und Herren oder ein preiswertes Hotel für Familien mit Kindern? Wie viele Sterne soll es bekommen?
Die Bedürfnisse und Vorlieben der Gäste bestimmen sowohl den Stil der Einrichtung als auch die ausgeführten Funktionen.

Stil. Sich abheben oder sterben.

Gegenwärtig bemühen sich die Eigentümer und Verwalter von Hoteleinrichtungen nach Kräften darum, dass die Hotels nicht fade und langweilig sind, ganz im Gegenteil – sie möchten, dass sie ausdrucksstark sind und Charakter haben. Die von ihnen beauftragten Architekten wissen, dass man es nicht übertreiben darf, denn im Hotel zählen vor allem Komfort und Funktionalität. Ein Besucher soll sich hier noch wohler fühlen als zu Hause – unbeschwert und angenehm. Die Raumgestaltung des Hotels soll Persönlichkeit haben, aber nicht um den Preis, dass die Gäste mit unnötigem Überfluss erdrückt werden.

Der Eingangsbereich

Bevor sich ein Gast dem Empfangstresen nähert, muss er den Weg von der Eingangstür nehmen. Der Eingang muss so gestaltet sein, dass er vor übermäßiger Luftzufuhr von außen geschützt ist. Es sollte keine Schwelle vorhanden sein, die das Bewegen von Koffern auf Rädern (oder Rollstühlen) erschwert; die selbstschiebende Tür für Fotozelle und Luftschleier ist eine bequeme Lösung.

In Fünf-Sterne-Einrichtungen müssen ein separater Eingang und ein besonderer, separater Weg für das Gepäck der Gäste vorgesehen werden.

Multifunktionaler Empfangstresen

Der Empfangstresen ist kein gewöhnliches Möbelstück. Seine Vorderseite sollte schick und gleichzeitig bequem für die Benutzer sein, immer sauber, haltbar und elegant.
Hinter der Rezeptionstheke (oder dem inneren Teil der Rezeption) verbirgt sich diskret eine Vielzahl von Schränken und Regalen mit Dokumenten, notwendiger Elektronik, Überwachungsvorschau, Computern, Druckern, Schließfächern, Geldkassetten, Tresor, Zahlungsterminal, Erste-Hilfe-Kasten, Tabletts mit Prospekten, die für zusätzliche Hoteldienstleistungen werben, Karten und Reiseführern für die Umgebung, Beschreibungen von Sehenswürdigkeiten und vieles mehr. Wenn das Hotel traditionelle Schlüssel anstelle von kodierten Magnetkarten verwendet, ist der Schlüsselschrank eines der wichtigsten Elemente der Rezeptionsausstattung.
Woraus sollte man einen Empfangstresen bauen? Zu den beliebtesten Materialien gehören Stein, Holz, Keramik, Ziegel, Glas und Beton – und ihre verschiedenen Kombinationen.
Der Empfangstresen muss sich natürlich kohärent mit dem Rest des Raums verbinden und die Proportionen, den Farbton und den allgemeinen Ausdruck der verwendeten Ausstattungselemente beibehalten. Die oben vorgestellte interessante Methode, die Größe der Keramik zu kontrastieren – ein großformatiger Boden und horizontal angeordnete, geschnittene Streifen eines Keramikmosaiks in der gleichen Farbe – ist stilistisch konsequent.

Multifunktionaler größerer Raum

In der modernen Hotellerie übernimmt der Raum der Empfangshalle immer mehr Funktionen. Je größer die Einrichtung ist, desto mehr können wir diesen Raum für die verschiedenen Bedürfnisse der Gäste öffnen.
Neben dem Warten auf die Schlüsselübergabe kann man hier Gespräche führen, kleine Dienstleistungen in Anspruch nehmen (Catering, Pflege), die Presse lesen (und manchmal sogar Bücher, denn hier und da stehen Mini-Bücherregale, die den Gästen zur Verfügung stehen).
Da die Hotellobby stark frequentiert ist, müssen alle dort verwendeten Geräte von höchster Qualität sein (sonst werden sie vorzeitig beschädigt, was für den Eigentümer der Einrichtung erhebliche Reparatur- oder Ersatzkosten bedeutet).

Eine freundliche Angelegenheit für Gäste und das Reinigungsteam

Die Sauberkeit ist einer der ersten Faktoren, der einer strengen Bewertung durch die Gäste unterliegt. In der Empfangshalle ist die Reinigung aufgrund des dort herrschenden Verkehrs fast eine Daueraufgabe. Die Reinigung sollte diskret, schnell und effizient sein. Je weniger Nischen, Vertiefungen und Stellen, an denen sich Staub ansammelt, desto besser. Ähnlich verhält es sich mit den Farben und Texturen.
Die sehr hellen und sehr dunklen Farben sind besonders anspruchsvoll, weil auf ihnen jeder Schmutz leicht zu sehen ist. Es ist auf jeden Fall sinnvoller, Farben und Oberflächen zu wählen, die die ersten Anzeichen von Schmutz verdecken. Keramische Fliesen in Naturstein- und Holzfarben eignen sich hervorragend. Vor allem aber sind sie widerstandsfähig gegen mechanische Beschädigungen und halten der ständigen Bewegung von Koffern, Gepäckwagen und Stöckelschuhen stand, ohne Abnutzungserscheinungen zu zeigen.

Ein ohrenfreundlicher Raum

Neben der Bequemlichkeit und Schönheit der Möbel in der Empfangshalle und der dort herrschenden Ordnung ist die Akustik besonders wichtig. Keramik, Beton, Stein und Glas sind die schallreflektierenden Oberflächen. Daher lohnt es sich, während des Planungsprozesses akustische Simulationen durchzuführen und zu sehen, wie sich der Schall in bestimmten Teilen des Saals ausbreitet, um dann die Auswirkungen dieser Reflexionen zu neutralisieren. Plüschsofas und Sessel mit hohen Kopfstützen werden einen Teil dieser Aufgabe übernehmen – der Rest kann professionellen Decken- und Wandlösungen anvertraut werden. Eine grüne Wand mit lebenden Pflanzen zum Beispiel wird den Raum nicht nur schmücken und ihm ein natürliches Element verleihen, sondern auch die Akustik des Raumes wirksam verbessern.

Strategisches Hinterzimmer

Ein wesentlicher Bestandteil der Rezeption ist das Hinterzimmer. Das Empfangspersonal sollte dort die Kleiderschränke, die Möglichkeit zum Bügeln und die unverzichtbaren sanitären Anlagen vorfinden. Typischerweise verfügt dieser Raum auch über ein Fenster, das Tageslicht und frische Luft hereinlässt. Darüber hinaus sollte man hier auch auf eine einwandfreie Ordnung achten. Bei der Gestaltung einer Hoteleinrichtung muss der Komfort der Mitarbeiter gewährleistet sein, da er sich direkt auf die Qualität der Gästebetreuung auswirkt.

Empfangspersonal

Doch die Optik ist nicht alles. Auch ihr Personal muss stimmen. Freundliche und respektvolle Mitarbeiter leisten hier einen wichtigen Beitrag zur Wahrnehmung des Empfangsbereichs. Wenn Sie Funktion uns Sicherheit verbinden möchten, können sie sogar auf den Empfangsdienst des Sicherheitsdienst Gießen zurückgreifen. Geschultes Personal kümmert sich hier um Ihre Kunden und um die allgemeine Sicherheit.

Auf einen Blick:

  • Bei der Gestaltung eines Hotelempfangs sollten die gesetzlichen Anforderungen berücksichtigt werden.
  • Die Rezeption ist ein Highlight des Hotels – ihr Erscheinungsbild und ihre Organisation prägen die Meinung der Gäste über die Einrichtung.
  • Die Gestaltung der Rezeption (wie auch der gesamten Einrichtung) sollte harmonisch mit der architektonischen Form des Gebäudes und seinem Charakter zusammenwirken.
  • Ein Empfangstresen ist ein Möbelstück von besonderer Bedeutung.
  • Die Qualität der Ausstattungselemente wirkt sich direkt auf ihre Langlebigkeit aus, weshalb es sich lohnt, sie sehr sorgfältig auszuwählen und dabei sowohl die ästhetischen Werte als auch die Haltbarkeit zu berücksichtigen.
  • Bei der Wahl der Oberflächenmaterialien für die Hotelrezeption sollte auch auf die Reinigungsfreundlichkeit geachtet werden.
  • Bei der Gestaltung der Empfangshalle sollten Sie auch an die Akustik denken.
  • Vergessen Sie nicht die sozialen und sanitären Einrichtungen für die Mitarbeiter.